Aus Villach · für Betriebe in Kärnten und ganz Österreich
Sie haben nicht gegründet, um
Belege abzutippen.
Wir automatisieren die Büro- und Verwaltungsarbeit in Ihrem Betrieb – auf den Systemen, die Sie längst haben. Aus Villach, für Kärnten und ganz Österreich.
30 Minuten · kostenlos · unverbindlich
- 250+
- automatisierte Arbeitsschritte im eigenen Betrieb produktiv im Einsatz
- 7
- angebundene Systeme Buchhaltung, Mail, Kalender, Ablage, ERP, Shop, Website
- 24/7
- laufende Agenten mit Budget-Limit und Protokoll je Durchlauf
- seit 2022
- im Echtbetrieb gebaut und täglich genutzt im eigenen Unternehmen
Kein Prospektwissen: Alles, was wir bauen, läuft zuerst im eigenen Betrieb in Villach — seit Jahren, jeden Tag. Öffentlich nachprüfbar unter promotime24.de.
Kennen Sie das?
Die Arbeit, über die niemand spricht.
Nicht die Aufträge kosten die Nerven, sondern das, was danach im Büro liegen bleibt. Suchen Sie sich die Situation, die Ihnen am bekanntesten vorkommt.
Handwerk & Produktion
„Die Chefin rechnet abends im Büro, sucht Materialpreise zusammen und tippt das Angebot in Word. Eine Stunde pro Angebot, oft nach Feierabend."
Betriebe mit etwa 3 bis 50 Mitarbeitenden, bei denen ein bis zwei Personen das gesamte Büro stemmen.
Was wir hier übernehmenHandel & E-Commerce
„Eine Excel mit 900 Artikeln kommt herein. Jemand kopiert, formatiert, lädt Bilder herunter und legt Artikel an. Wochen an Arbeit."
Händler ab etwa 300 Artikeln, die mit mehreren Lieferanten arbeiten und deren Katalog sich laufend ändert.
Was wir hier übernehmenKanzleien & Dienstleister
„Eine Person sichtet alles, sortiert, leitet weiter und legt Anhänge ab. Ist sie krank, staut es sich sofort."
Bürobetriebe mit etwa 2 bis 40 Mitarbeitenden und hohem Dokumenten- und Mailaufkommen.
Was wir hier übernehmenPartner & Systeme, die wir anbinden
- Microsoft 365 Mail, Kalender, Ablage
- Outlook Posteingang
- SharePoint Dokumente
- OneDrive Dateiablage
- Teams Benachrichtigungen
- Google Workspace Mail, Kalender
- Gmail Posteingang
- Buchhaltung
- BMD Buchhaltung
- Buchhaltung
- DATEV Steuerberatung
- Warenwirtschaft
- WooCommerce Shop
- Shopify Shop
- Shopware Shop
- n8n Abläufe
- Anthropic KI-Modelle
- OpenAI KI-Modelle
Wir verbinden, was Sie schon haben. Ein Systemwechsel ist fast nie nötig – und wenn Ihr System hier fehlt, fragen Sie einfach.
Ihre Woche
16 von 19 Stunden Verwaltung.
Gestrichen.
Was damit wieder geht
- Wieder der Chef sein, der Zeit für seine Leute hat
- Beim Kunden sitzen, statt seine Rechnung zu suchen
- Den Auftrag annehmen, der sonst zu viel gewesen wäre
- Freitag mal zu Hause bleiben
- Beim Abendessen dabei sein, nicht nur daheim
- Zwei Wochen weg — ohne dass sich etwas aufstaut
Beispiel: Handwerksbetrieb, 12 Mitarbeitende. Ihre Zahlen kommen aus dem Automatisierungs-Check.
Und alles andere?
Fragen Sie einfach.
Nicht jede Aufgabe lässt sich in einen festen Ablauf gießen. Für alles andere ist Ihr Assistent da — er kennt Ihre Kunden, Ihre Projekte, Ihre Ablage. Tag und Nacht, in ganzen Sätzen, ohne Suchmaske.
- Immer erreichbar. Auch Sonntag um zehn, auch von der Baustelle aus — per Nachricht, Mail oder Sprache.
- Er fragt nach, statt zu raten. Wenn etwas unklar ist oder Geld kostet, kommt eine Rückfrage — nichts geht ohne Ihr Freigeben hinaus.
- Er sieht nur, was Sie ihn sehen lassen. Zugriff je Bereich, jeder Zugriff protokolliert. Kein offener Zugang zu allem.
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Sie Wo ist die Rechnung von Elektro Berger vom März?
Assistent ER-2024-0312, 1.847,20 €, bezahlt am 28.03. Liegt in der Ablage unter Eingangsrechnungen / 2024-03. Soll ich sie Ihnen schicken?
Dokument gefunden
-
Sie Bestell 200 Visitenkarten für den neuen Kollegen.
Assistent Vorbereitet: 200 Stück, 350 g matt, Daten aus der Vorlage übernommen. Lieferung Donnerstag. Soll ich verbindlich bestellen?
Bestellung vorbereitet
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Sie Was haben wir mit Familie Kowatsch letzte Woche vereinbart?
Assistent Termin am 21.07., vor Ort. Vereinbart: Fenster Südseite tauschen, Angebot bis 05.08. Die Frist steht in Ihrem Kalender.
Vereinbarung nachgesehen
-
Sie Wie viel haben wir heuer mit dem Baumarkt gemacht?
Assistent 14 Aufträge, 62.400 € netto, letzter im Juni. Zwei Rechnungen sind noch offen — soll ich nachfassen?
Zahlen zusammengestellt
Wie das Firmenwissen dahinter aufgebaut wird
Beispielhafte Dialoge. Was Ihr Assistent beantworten kann, hängt davon ab, welche Systeme angebunden sind — das klären wir im Automatisierungs-Check.
Thomas Hohenberger
Inhaber APIQUO e.U., Villach
Wer dahintersteht
Wir sind selbst so ein Betrieb.
APIQUO ist aus PromoTime24 entstanden – einem Werbetechnikbetrieb in Villach, Kärnten. Dort lief das Büro dem Tagesgeschäft hinterher, genau wie bei Ihnen.
Wir haben nicht überlegt, was man Betrieben verkaufen könnte. Wir haben gebaut, was wir selbst gebraucht haben – und dabei gelernt, wo der Aufwand wirklich liegt. Nicht in der Technik: Belege auslesen und Systeme anbinden ist heute Routine. Sondern darin, die Sonderfälle eines gewachsenen Betriebs sauber abzubilden.
Genau deshalb rechnen wir vor jedem Projekt, statt sofort zu bauen.
Der Beweis
Diese Arbeit ist erledigt.
Sie waren nicht dabei.
Während Sie hier gescrollt und sich umgesehen haben, wäre Ihr System nicht untätig gewesen. Genau solche Aufträge hätte es in der Zwischenzeit abgearbeitet – jeder mit Nummer, jeder nachvollziehbar.
Seit Sie diese Seite geöffnet haben: 0 Aufträge 0:00
Genau dieses System läuft seit 2022 in unserem eigenen Werbetechnikbetrieb. Wo etwas unklar ist, wird zurückgefragt statt geraten – siehe Auftrag AQ-4720.
Die ganze GeschichteWas wir übernehmen
Sechs Bereiche, in denen täglich Zeit verbrennt.
Keine Software, die Sie zusätzlich lizenzieren. Abläufe, gebaut auf den Systemen, die Sie ohnehin haben.
Belege & Buchhaltung
Eingangsrechnungen werden gelesen, geprüft, verbucht und dem richtigen Lieferanten zugeordnet – ohne dass jemand abtippt.
Posteingang & Dokumente
Jede Mail wird gelesen, einsortiert, beantwortet oder an die richtige Person weitergegeben – und die Anhänge landen dort, wo sie hingehören.
Angebote & Aufträge
Anfragen werden erfasst, kalkuliert und als fertiges Angebot vorbereitet. Nach der Zusage läuft die Auftragsabwicklung von selbst weiter.
Produktdaten & Shop
Artikel, Preise, Bilder und Texte kommen vom Lieferanten und landen gepflegt im Shop – inklusive Beschreibungstexten und SEO.
Firmenwissen & Assistent
Kunden, Lieferanten, Projekte, Vereinbarungen und Vorgeschichte an einem Ort – abrufbar in normaler Sprache, auch nach Jahren.
Systeme verbinden
Buchhaltung, Warenwirtschaft, Shop, Mail und Cloud arbeiten endlich zusammen – auch wenn keines davon eine fertige Schnittstelle hat.
So läuft es ab
Erst rechnen, dann bauen.
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Erstgespräch
Eine halbe Stunde. Sie schildern Ihren größten Zeitfresser, wir sagen ehrlich, ob das ein Fall für Automatisierung ist.
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Automatisierungs-Check
Wir sehen uns Ihre Abläufe und Systeme an und rechnen Nutzen gegen Aufwand – inklusive der Punkte, die sich nicht lohnen.
-
Umsetzung zum Fixpreis
Erst Trockenlauf mit Ihren echten Daten, scharf geschaltet wird nur, wenn die Ergebnisse stimmen.
-
Betrieb und Ausbau
Wir überwachen, passen an Änderungen an und bauen schrittweise aus. Monatlich kündbar.
Einstieg
Automatisierungs-Check
- Wird bei Beauftragung voll angerechnet
- Den Bericht dürfen Sie mit jedem anderen umsetzen
- Ehrliche Aussage auch dort, wo sich nichts lohnt
KI im Betrieb
Jeder hört davon. Kaum jemand weiß, was davon im eigenen Büro ankommt.
Die Fragen, die in fast jedem Erstgespräch kommen — hier die Antworten, ohne Schlagwörter.
Was macht das konkret — außer Texte zu schreiben?
Es arbeitet, es formuliert nicht. Belege auslesen und verbuchen, Zahlungen zuordnen, Posteingang sortieren, Preise pflegen, Angebote vorbereiten, Fristen erkennen. Und es beantwortet Fragen zu Ihren eigenen Unterlagen — nicht zum Internet.
Unser Betrieb ist ein Sonderfall. Kann das überhaupt passen?
Der Sonderfall ist die Regel — deshalb fangen wir nicht mit Software an, sondern mit Ihren Abläufen. Die Regeln kommen von Ihnen, wir bilden sie ab. Wo etwas unklar ist, fragt das System nach, statt zu raten.
Und wenn es einen Fehler macht?
Dann sehen Sie es. Jeder Durchlauf hat ein Protokoll und ein Budget-Limit, und alles, was Geld kostet oder beim Kunden landet, wartet auf Ihre Freigabe. Kein stiller Versand, keine Überraschung am Monatsende.
Muss dann jemand bei uns ein neues Programm lernen?
Nein. Die Abläufe laufen in den Systemen, die Sie schon haben — Buchhaltung, Mail, Kalender, Ablage, Shop. Ein Systemwechsel ist fast nie nötig, und es gibt keine zusätzliche Oberfläche, die jemand bedienen müsste.
Wo laufen unsere Daten?
Wo Sie es wollen. Auf Ihrem eigenen Server, auf Ihrer NAS oder in einem Rechenzentrum in der EU. Wenn KI-Modelle eingesetzt werden, legen wir vorher offen, welche Daten an welchen Anbieter gehen – und wo wir stattdessen ein lokal laufendes Modell verwenden können.
Wem gehört das Ergebnis?
Ihnen. Sie bekommen den Quellcode, die Dokumentation und Ihre Daten. Wir bauen bewusst so, dass ein anderer Dienstleister übernehmen könnte. Bindung durch Abhängigkeit ist kein Geschäftsmodell, das wir wollen.
Was, wenn sich nichts lohnt?
Dann steht das so im Bericht. Es gibt Abläufe, die zu selten vorkommen oder zu viele Sonderfälle haben, als dass Automatisierung sinnvoll wäre. Das sagen wir Ihnen lieber im Check als nach einem gescheiterten Projekt.
Ihre Frage ist nicht dabei? Weitere Antworten oder einfach anrufen.
Automatisierung aus Villach – persönlich vor Ort
Der Automatisierungs-Check findet dort statt, wo die Arbeit passiert: bei Ihnen im Betrieb. In Villach, Klagenfurt und im gesamten Kärntner Zentralraum sind wir in unter einer Stunde da.
Für Betriebe im übrigen Österreich, in Deutschland und der Schweiz arbeiten wir online – und kommen für den Check trotzdem.
- Villach
- Klagenfurt
- Spittal an der Drau
- Feldkirchen
- Wolfsberg
- Sankt Veit an der Glan
- Velden am Wörthersee
- Hermagor
Womit fangen wir bei Ihnen an?
Ein Satz genügt für den Anfang: Welcher Ablauf frisst bei Ihnen die meiste Zeit? Im Erstgespräch klären wir in einer halben Stunde, ob sich Automatisierung rechnet – und sagen es Ihnen auch, wenn nicht.
Untere Fellacher Straße 60a, 9500 Villach · Mo–Fr erreichbar