Posteingang und Dokumente im Griff
Jede Mail wird gelesen, einsortiert, beantwortet oder an die richtige Person weitergegeben – und die Anhänge landen dort, wo sie hingehören.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Das Firmenpostfach hat vierstellig viele ungelesene Mails, und niemand traut sich mehr ran.
- Anfragen bleiben zwei Tage liegen, weil unklar ist, wer zuständig ist.
- Anhänge werden von Hand in Ordner geschoben – oder gar nicht.
- Wichtige Fristen stehen mitten in einem Mailtext und fallen niemandem auf.
- Wenn eine Person im Urlaub ist, steht ein ganzer Bereich still.
Wenn Sie sich in drei oder mehr dieser Punkte wiedererkennen, ist das meist ein Fall, der sich rechnet.
So sieht die Lösung aus.
Sortieren nach Inhalt
Anfrage, Bestellung, Rechnung, Reklamation, Bewerbung, Newsletter. Jede Mail bekommt eine Kategorie und landet im richtigen Ordner oder bei der richtigen Person.
Anhänge automatisch ablegen
PDFs und Bilder werden erkannt, umbenannt nach Ihrem Schema und in der Cloud-Ablage beim richtigen Kunden, Projekt oder Lieferanten abgelegt.
Antworten vorbereiten
Wiederkehrende Anfragen bekommen einen fertigen Antwortentwurf – mit den Daten aus Ihrem System, in Ihrem Tonfall. Abschicken entscheidet ein Mensch.
Fristen und Termine erkennen
Liefertermine, Rückmeldefristen und Angebotslaufzeiten werden aus dem Text gezogen und als Kalendereintrag oder Aufgabe angelegt.
Tägliche Zusammenfassung
Ein Überblick am Morgen: was ist neu, was ist dringend, was wurde bereits erledigt, wo braucht es Sie.
In vier Schritten zum Echtbetrieb.
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Postfach analysieren
Wir werten anonymisiert aus, welche Arten von Mails tatsächlich hereinkommen und wie oft. Meist sind es weniger Fälle, als alle denken.
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Kategorien und Zuständigkeiten
Wir definieren gemeinsam die Kategorien und wer sie bekommt. Das ist der eigentliche Hebel, nicht die Technik.
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Mitlaufen lassen
Die Sortierung läuft erst nur mit, ohne etwas zu verschieben. Sie sehen, was sie tun würde, und korrigieren.
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Übergeben
Danach übernimmt sie den Alltag. Regeln können Sie jederzeit selbst anpassen.
Am Ende in Ihrer Hand.
- Automatische Kategorisierung und Zuordnung eingehender Mails
- Ablage der Anhänge nach Ihrem Namens- und Ordnerschema
- Antwortentwürfe für wiederkehrende Anfragen
- Fristen und Termine automatisch im Kalender
- Tagesübersicht per Mail oder Chat
- Regelwerk als Dokument, damit Sie es ohne uns ändern können
Typische Anbindungen
- Microsoft 365 / Outlook
- Gmail und Google Workspace
- OneDrive, SharePoint, Teams
- Microsoft und Google Kalender
- Ihr CRM oder Warenwirtschaft
Ihr System ist nicht dabei? Das ist der Normalfall und selten ein Hindernis. Wir prüfen die Machbarkeit im Check, bevor irgendetwas versprochen wird.
Wie das in Ihrer Branche aussieht.
Handwerk & Produktion
Betriebe, die etwas herstellen oder montieren – und deren Büro der Baustelle hinterherlief.
Vorher und nachherHandel & E-Commerce
Betriebe mit vielen Artikeln, wechselnden Lieferantenpreisen und einem Shop, dessen Pflege nie fertig wird.
Vorher und nachherKanzleien & Dienstleister
Betriebe, bei denen der Posteingang das Tagesgeschäft bestimmt und Fristen keine Toleranz kennen.
Vorher und nachherDas hängt oft zusammen.
Belege & Buchhaltung
Eingangsrechnungen werden gelesen, geprüft, verbucht und dem richtigen Lieferanten zugeordnet – ohne dass jemand abtippt.
AnsehenAngebote & Aufträge
Anfragen werden erfasst, kalkuliert und als fertiges Angebot vorbereitet. Nach der Zusage läuft die Auftragsabwicklung von selbst weiter.
AnsehenProduktdaten & Shop
Artikel, Preise, Bilder und Texte kommen vom Lieferanten und landen gepflegt im Shop – inklusive Beschreibungstexten und SEO.
AnsehenReden wir über Posteingang & Dokumente.
Eine halbe Stunde genügt, um einzuschätzen, ob sich das bei Ihnen rechnet. Wenn nicht, sagen wir Ihnen das auch.