Ein Produktionsbetrieb, der sich selbst automatisiert hat.
PromoTime24 macht Werbetechnik: Banner, Schilder, Leuchtwerbung, Fahrzeugbeschriftung, Textildruck. Ein klassischer Produktionsbetrieb mit vielen kleinen und mittleren Aufträgen, vielen Lieferanten und einem Büro, das dem Tagesgeschäft hinterherlief. Genau die Ausgangslage, die die meisten KMU kennen.
Transparenzhinweis: Schwesterunternehmen von APIQUO. Kein fremder Kunde – und genau deshalb aussagekräftig: hier wurde nicht für eine Präsentation gebaut, sondern weil die Arbeit sonst nicht zu schaffen war.
Wie es vorher lief.
- Eingangsrechnungen wurden gesammelt und am Monatsende von Hand verbucht.
- Angebote entstanden einzeln in Word, kalkuliert nach Erfahrung und Excel.
- Der Posteingang war der Engpass: eine Person sichtete, sortierte und verteilte alles.
- Produktdaten und Preise wurden manuell aus Lieferantenlisten übertragen.
- Website und Projektreferenzen wurden gepflegt, wenn Zeit war – also selten.
- Wissen über Kunden und Projekte steckte in Köpfen und Mailverläufen.
Wie es jetzt läuft.
- Belege werden laufend verbucht statt gesammelt – der Buchhaltungsstand ist täglich aktuell.
- Der Posteingang ist vorsortiert und zugeordnet, bevor jemand ihn öffnet.
- Über tausend Artikel werden automatisch abgeglichen statt händisch gepflegt.
- Rund vierzig Lösungsseiten und zwei Dutzend Projektreferenzen sind online und werden automatisch aktuell gehalten.
- Das Wissen über Kunden und Projekte liegt abfragbar im Betrieb statt in einzelnen Köpfen.
- Neue Automatisierungen brauchen Tage statt Wochen, weil die Grundlage steht.
Sechs Bausteine, eine gemeinsame Grundlage.
Entscheidend war nicht der einzelne Baustein, sondern dass alle auf derselben Grundlage sitzen. Deshalb kostet die siebte Automatisierung heute einen Bruchteil der ersten.
Ein Gateway statt zehn Einzellösungen
Zentrale Schicht, an der Buchhaltung, Mail, Kalender, Cloud-Ablage, Warenwirtschaft, Produktdaten und Website hängen. Neue Anbindungen kommen dazu, ohne dass Bestehendes bricht.
Belegverarbeitung im Echtbetrieb
Rechnungen werden aus dem Postfach gezogen, ausgelesen, auf Dubletten geprüft, gegen die Lieferantenhistorie plausibilisiert und in der Buchhaltung angelegt – inklusive Abgleich mit den Bankumsätzen und Zahlungszielen.
Agenten mit Budget und Protokoll
Wiederkehrende Aufgaben laufen zeitgesteuert als eigenständige Durchläufe. Jeder hat ein Kostenlimit, eingeschränkte Rechte und ein vollständiges Protokoll. Wo etwas unklar ist, wird zurückgefragt statt geraten.
Ein Gedächtnis für den Betrieb
Kunden, Lieferanten, Projekte und Vereinbarungen als verbundene Einträge mit Zeitstrahl. Füllt sich aus dem laufenden Betrieb und ist in normaler Sprache abfragbar.
Produktdaten und Kalkulation
Über tausend Artikel eines Druckpartners werden importiert, auf Änderungen überwacht, mit Bildanalyse und generierten Mockups angereichert und über eine geschützte Schnittstelle bereitgestellt.
Website, die sich selbst pflegt
Lösungsseiten, Projektreferenzen und Fachbeiträge werden über eine Schnittstelle erzeugt und aktualisiert – inklusive interner Verlinkung, SEO-Prüfung und Versionierung.
Was im Echtbetrieb läuft.
Öffentlich prüfbar
- promotime24.de Lösungs- und Projektseiten werden über die beschriebene Schnittstelle gepflegt.
Was Sie sich jetzt vermutlich denken.
Ist das nicht nur eine Eigenwerbung?
Es ist ein eigener Betrieb – das sagen wir offen. Der Unterschied zu einer Demo: dieses System muss jeden Tag funktionieren, sonst bleibt echte Arbeit liegen und echtes Geld fehlt. Eine Demo darf scheitern, das hier nicht.
Lief alles auf Anhieb?
Nein – der Aufwand lag aber selten in der Technik. Belege auszulesen und Systeme anzubinden ist heute Routine. Gekostet hat, die Sonderfälle eines gewachsenen Betriebs sauber abzubilden: welcher Lieferant wie abrechnet, welche Ausnahme in Wahrheit die Regel ist, und wo eine Entscheidung beim Menschen bleiben muss. Genau diese Erfahrung ist der Grund, warum wir vor jedem Projekt einen Check machen statt sofort zu bauen.
Bekommen wir dasselbe System?
Nicht eins zu eins – Ihr Betrieb ist ein anderer. Was Sie bekommen, sind dieselbe Grundlage und dieselbe Vorgehensweise, zugeschnitten auf Ihre Abläufe. Und Sie bekommen jemanden, der die Fehler schon gemacht hat.
Sie zahlen nicht für unsere Lernkurve.
Der teuerste Teil an Automatisierung ist herauszufinden, was nicht funktioniert. Diesen Teil haben wir im eigenen Betrieb bezahlt – mit Umwegen und verworfenen Ansätzen.
Konkret heißt das: Wir wissen, dass die Technik heute selten das Problem ist. Zeit kostet, eine über Jahre gewachsene Kalkulation sauber abzubilden – und zu erkennen, welche Abläufe man besser beim Menschen lässt. Deshalb steht am Anfang immer ein Check und nicht sofort ein Angebot.
Reden wir über Ihren größten Zeitfresser.
Ein Erstgespräch kostet Sie eine halbe Stunde und nichts weiter. Danach wissen Sie, ob sich Automatisierung bei Ihnen rechnet – auch wenn die Antwort nein lautet.